EL OJO DEL HURACÁN EN LA GERENCIA DE PROYECTOS

Muchas personas se refieren al ojo del huracán como un evento devastador, sin miras a contradecir ésta impresión, investigando un poco en la web encontré que el ojo se forma cuando el huracán se intensifica y la velocidad de los vientos es superior a las 80 mph; además se dice que el ojo del huracán es un área de relativa calma, sin embargo en sus paredes se encuentran dos fuerzas opuestas que las hacen implacablemente destructivas.

Es decir, lo verdaderamente devastador de un huracán es el efecto colateral que generan el encuentro de dos fuerzas opuestas en sus paredes, en el ojo realmente se experimenta una aparente calma.

Si utilizamos ésta información como analogía en la Gerencia de Proyectos, podemos expresar que el ojo del huracán son las expectativas del cliente, el cual se encuentra en aparente calma siempre y cuando la ejecución de su proyecto sea acorde con sus expectativas. 

Las dos fuerzas opuestas son el equipo de ventas y el equipo de proyectos. La interacción constante de estos tres elementos: cliente, ventas y proyectos, puede ser coordinada o puede generar fricciones cuando se crean expectativas al cliente alejadas de la realidad, maquillando el avance y las fechas de culminación del proyecto.

¿Cuándo se inicia la fricción?, en el momento que el cliente solicita nuevos servicios con la condición que su proyecto actual cumpla con las fechas de ejecución; las dos fuerzas opuestas (ventas y proyectos) se encuentran y cobran fuerza alrededor del cliente; ventas idealiza el proyecto para generar nuevos ingresos a la empresa prestadora de servicios y el equipo de la ejecución del proyecto le muestra al cliente la realidad del avance del plan de actividades.

¿Cuáles son las consecuencias? Se pierde la confianza del cliente, le permitimos al cliente mirar a los lados en búsqueda de nuevas opciones.

¿Cuál es la estrategia a seguir? Lo más apropiado sería que ventas y proyectos socializarán los estatus (del proyecto del cliente) y las necesidades de negocio (de la empresa prestadora de servicios) a fin de coordinar una estrategia de comunicación con el cliente, con el fin de informar oportunamente y generar confianza para la contratación de nuevos servicios con la organización.

¿Cuál sería la ganancia? Conservar un cliente. El cliente siempre va agradecer que se le informe oportunamente, esto ayuda a la toma de decisiones para impulsar el proyecto o para realizar cambios que favorezcan el avance o los intereses del cliente, no debemos olvidar que los proyectos están atados a disponibilidad presupuestaria que se debe ejecutar, justificar y documentar. Un cliente informado siempre será un cliente de nuestra organización.

Ser parte de un equipo de proyectos significa que debemos apoyar con nuestra gestión al equipo de ventas y viceversa; coordinar estrategias, tener la mirada siempre en los objetivos estratégicos de la organización y cumplir con los requerimientos de ejecución e información del cliente. 

Creando estrategias conservamos clientes, ganancias y continuamos ejecutando proyectos.

Por: Loyramar Lourdes Rojas Ayala