EL OJO DEL HURACÁN EN LA GERENCIA DE PROYECTOS

Muchas personas se refieren al ojo del huracán como un evento devastador, sin miras a contradecir ésta impresión, investigando un poco en la web encontré que el ojo se forma cuando el huracán se intensifica y la velocidad de los vientos es superior a las 80 mph; además se dice que el ojo del huracán es un área de relativa calma, sin embargo en sus paredes se encuentran dos fuerzas opuestas que las hacen implacablemente destructivas.

Es decir, lo verdaderamente devastador de un huracán es el efecto colateral que generan el encuentro de dos fuerzas opuestas en sus paredes, en el ojo realmente se experimenta una aparente calma.

Si utilizamos ésta información como analogía en la Gerencia de Proyectos, podemos expresar que el ojo del huracán son las expectativas del cliente, el cual se encuentra en aparente calma siempre y cuando la ejecución de su proyecto sea acorde con sus expectativas. 

Las dos fuerzas opuestas son el equipo de ventas y el equipo de proyectos. La interacción constante de estos tres elementos: cliente, ventas y proyectos, puede ser coordinada o puede generar fricciones cuando se crean expectativas al cliente alejadas de la realidad, maquillando el avance y las fechas de culminación del proyecto.

¿Cuándo se inicia la fricción?, en el momento que el cliente solicita nuevos servicios con la condición que su proyecto actual cumpla con las fechas de ejecución; las dos fuerzas opuestas (ventas y proyectos) se encuentran y cobran fuerza alrededor del cliente; ventas idealiza el proyecto para generar nuevos ingresos a la empresa prestadora de servicios y el equipo de la ejecución del proyecto le muestra al cliente la realidad del avance del plan de actividades.

¿Cuáles son las consecuencias? Se pierde la confianza del cliente, le permitimos al cliente mirar a los lados en búsqueda de nuevas opciones.

¿Cuál es la estrategia a seguir? Lo más apropiado sería que ventas y proyectos socializarán los estatus (del proyecto del cliente) y las necesidades de negocio (de la empresa prestadora de servicios) a fin de coordinar una estrategia de comunicación con el cliente, con el fin de informar oportunamente y generar confianza para la contratación de nuevos servicios con la organización.

¿Cuál sería la ganancia? Conservar un cliente. El cliente siempre va agradecer que se le informe oportunamente, esto ayuda a la toma de decisiones para impulsar el proyecto o para realizar cambios que favorezcan el avance o los intereses del cliente, no debemos olvidar que los proyectos están atados a disponibilidad presupuestaria que se debe ejecutar, justificar y documentar. Un cliente informado siempre será un cliente de nuestra organización.

Ser parte de un equipo de proyectos significa que debemos apoyar con nuestra gestión al equipo de ventas y viceversa; coordinar estrategias, tener la mirada siempre en los objetivos estratégicos de la organización y cumplir con los requerimientos de ejecución e información del cliente. 

Creando estrategias conservamos clientes, ganancias y continuamos ejecutando proyectos.

Por: Loyramar Lourdes Rojas Ayala

LA PROACTIVIDAD

Realizando una búsqueda en Internet, introduje la palabra Proactividad  pude observar entre los resultados que no aparecía el diccionario online de la Real Academia Española; visité la página de la Real Academia e introduje Proactividad, el resultado fue que la palabra no está registrada en la última edición del diccionario de la Real Academia Española. 

Como es una palabra compuesta, la busque en www.rae.es por separado Pro y actividad. El significa de Pro más general que podía utilizar para este artículo es:  1. amb. Provecho, ventaja, y los significados de Actividad que me parecieron más adecuados son. 1. f. Facultad de obrar, 2. f. Diligencia, eficacia, 3. f. Prontitud en el obrar. En conclusión, a mi buen entender la Proactividad consiste en la capacidad de sacar ventaja del buen desempeño de nuestro trabajo.

Indagando en la web encontré en el blog de Manuel Gross el artículo: Proactividad y éxito profesional Por Maria Pallarés,  donde habla ampliamente de la Proactividad y compara varias acepciones de autores en el área empresarial y gerencial.

De este buen artículo de María Pallarés citaré oraciones de los significados de Proactividad para los tres autores que ella menciona:

Steven Coves: la Proactividad no significa sólo tomar la iniciativa, sino asumir la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan; decidir en cada momento qué queremos hacer y cómo lo vamos a hacer.

Ralf Schwarzer: sostiene que el comportamiento proactivo es la creencia de las personas en su potencial para mejorarse a sí mismas, su situación y a su entorno.

Bateman y Crant: la Proactividad supone crear cambio, no sólo anticiparlo.

Ahora bien, una vez ubicados en un amplio contexto de citas bibliográficas de expertos en el área empresarial, gerencial y de recursos humanos, me gustaría compartir con ustedes una frase: LA PROACTIVIDAD SE PAGA CARO.

Cuando nos entrevustan para un nuevo empleo la persona que está realizando el proceso de selección espera escuchar de nosotros la palabra mágica Proactividad y si no la mencionas te dan un ejemplo de una situación laboral y te preguntan cómo actuarías, si contestas según lo esperado cierran el ejemplo diciendo: eso es lo que necesitamos una PERSONA PROACTIVA.

Resulta que a veces los supervisores no quieren un profesional proactivo sino un profesional respetuoso de los procedimientos y lineamientos;  que cumpla con su trabajo a tiempo, que actué bajo un estándar corporativo, que dé buenos resultados, que cumpla con su horario y que llene correctamente los formatos.

Es una equivocación pensar que todos los supervisores desean profesionales proactivos bajo línea de mando, simplemente porque los profesionales proactivos tal como lo mencionan las diferentes acepciones tienen la capacidad de tomar decisiones, de generar cambios, de hacer precedentes, de anticiparse a los problemas, de ofrecer una solución preventiva; un profesional proactivo toma la iniciativa y se responsabiliza de sus actos, además un profesional proactivo tiene el don de tener su propio criterio. 

Cuando nos encontramos con profesionales de ésta envergadura en el empleo equivocado es cuando escuchamos LA PROACTIVIDAD SE PAGA CARO, porque detrás de una acción siempre viene el reproche.

Ambos perfiles profesionales son muy valiosos pero en el puesto equivocado son un dolor de cabeza, el profesional esquemático respetuoso de los procedimientos y los límites de sus funciones se convertirá en la decepción de su jefe y el profesional proactivo solucionador de problemas se hará una imagen de rebelde, rompe reglas, de difícil manejo y comunicación.

En lo particular me identifico con el perfil proactivo solucionador de problemas, debo confesar que muchas veces he sido el dolor de cabeza de alguien y otras muchas he sido la persona idónea para manejar situaciones difíciles.

La sugerencia obligada en este tema es considerar como empleador que perfil deseamos para que mañana la persona seleccionada no se convierta en nuestro dolor de cabeza y, como profesional en búsqueda de nuevas oportunidades sugiero indagar bajo su propio criterio si es usted es el indicado para ejercer esas funciones.

Si su naturaleza es ser Proactivo y decide tomar un empleo que no requiere de su perfil, tendrá que desarrollar otras habilidades para que su supervisor valore sus cualidades, de cualquier manera es una ganancia ya que usted tendrá que aprender técnicas y herramientas de negociación, autocontrol, entre otros para que su estadía en ese lugar de trabajo sea exitoso.

Escoja un camino y siéntase feliz consigo mismo del potencial que tiene. ¡Éxitos a todos!!

Por: Loyramar Lourdes Rojas Ayala